Rosnąca z roku na rok ilość dokumentacji papierowej sprawia, że administracji publicznej coraz trudniej efektywne zarządzać danymi. Proces wspomóc może digitalizacja, która poprawi zarówno wydajność pracy, jak i zwiększy jakość oraz bezpieczeństwo dokumentów.
Temat ten poruszamy również w naszej publikacji w Magazynie – “IT w Administracji”. Zachęcamy do lektury tego artykułu – link.
Administracja korespondencji
Administracja korespondencji to proces żmudny i absorbujący pracownika kancelaryjnego na wiele godzin. Dokumenty spływają z różnych źródeł, mają zwykle różny format, grubość i bardzo często – słabą jakość. Samo przygotowanie dokumentów do skanowania staje się więc zadaniem problematycznym, nie mówiąc już o właściwym procesie. Zastanawiamy się jak to zrobić?
Pracownik rejestrujący dokumentację papierową najczęściej korzysta bowiem z kilku urządzeń. Są to m.in. drukarka kodów do nadawania identyfikatora (np.: kod RPW), czytnik kodów, urządzenie skanujące, dedykowana aplikacja pozwalająca na odwzorowanie cyfrowe i pozyskanie metadanych, podział dokumentów według kodów kreskowych i ich filtrację oraz – co najważniejsze – wysyłanie zeskanowanych dokumentów bezpośrednio do systemu. W takim długim i niewydajnym procesie ryzyko wystąpienia błędów jest nieuniknione.
Właśnie dlatego, by wspomóc rejestrację wszelkich pism oraz zwolnić pracowników z pracy ręcznej na rzecz, chociażby działań analitycznych czy obsługi klientów warto zaopatrzyć punkt kancelaryjny w dedykowany w skaner dokumentów.
Systemy klasy EZD dla administracji
W celu wspomagania procesu obiegu dokumentów administracja publiczna coraz częściej stosuje systemy klasy EZD. Dedykowane temu sektorowi rozwiązania Kodak Alaris umożliwiają dokumentowanie składania wniosków, podań, pism i innych pozycji wysyłanych elektronicznie bądź papierowo.
Do skanerów dokumentowych najczęściej wybieranych do punktów kancelaryjnych należy seria Alaris S2000. Urządzenia zapewniają bezbłędne odczytanie kodów oraz skanowanie dokumentów w świetnej jakości przy zachowaniu optymalnej wielkości plików. Ułatwia to zarówno sam obieg, jak i archiwizację danych. Skanery są kompaktowe, więc dobrze sprawdzają się w niedużej przestrzeni, a także intuicyjne w obsłudze – kadra nie wymaga kilkugodzinnego przeszkolenia. Punkt warto również wyposażyć w moduł skanowania płaskiego. Jest on zintegrowany z innymi urządzeniami Alaris i stanowi nieocenioną pomoc przy przesyłkach ponadwymiarowych.
Pozyskiwanie metadanych i OCR to kolejne bardzo ważne funkcje w procesie rejestracji pism.
W zadaniach tych pracowników kancelarii wspomaga z kolei aplikacja Alaris Capture Pro, współpracująca z ponad 230 skanerami różnych producentów oraz urządzeniami typu MFP. Nasze rozwiązania, w kompleksowy sposób, usprawnią więc codzienne prace administracyjne.
Digitalizacja punktu kancelaryjnego to proces, który w znaczny sposób poprawić może wydajność pracy jednostki. Dedykowane administracji rozwiązania Kodak Alaris to gwarancja niezawodności, jakości oraz wsparcie techniczne partnerów na terenie całego kraju. To sprawia, że nasze urządzenia wybierane są przez coraz więcej instytucji na szczeblu centralnym i samorządowym.
* Wspomniana na początku wpisu publikacja w Magazynie “IT w Administracji” jest artykułem płatnym.
Maciej Witkowski Regionalny Manager Sprzedaży
Odpowiada za współpracę z partnerami w Polsce, Litwie, Łotwie i Estonii. Wieloletnie doświadczenie w branży digitalizacji dokumentów umożliwia mu aktywne wspieranie klientów w znajdowaniu rozwiązań, które najlepiej pasują do profilu ich organizacji.
