19 stycznia 2018 r. przyjęto bez poprawek ustawę dotyczącą cyfryzacji i skróconego okresu przechowywania akt pracowniczych. Zmiany weszły w życie z dniem 1 stycznia 2019 roku. W związku z tym możliwe stało się zarządzanie dokumentacją pracowników udostępnioną i przechowywaną w postaci elektronicznej, bez konieczności jej archiwizowania w wersji tradycyjnych (papierowych) dokumentów. Wyjaśniamy, czym jest cyfrowa teczka pracownika i dlaczego warto prowadzić akta pracownicze w wersji elektronicznej.

Co zmienia nowa ustawa dotycząca prowadzenia akt osobowych?

Przede wszystkim ustawa znacząco skraca czas, przez który pracodawcy muszą przechowywać akta pracownicze (z 50 do 10 lat). Roczne koszty administracyjne związane z archiwizowaniem tego typu dokumentów, wynoszą aż 130 mln. zł. Skrócenie tego okresu o ⅘ wpłynie na znaczne obniżenie tych wydatków.

Podsumowując, dokumentacja pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. będzie przechowywana przez 10 lat. Ponadto w ich przypadku pracodawca będzie przesyłał do ZUS rozszerzone raporty miesięczne, które zostaną zapisane na indywidualnym koncie ubezpieczonego. Dzięki temu nikt nie będzie już musiał udowadniać historii swojego zatrudnienia przed ZUS ani uzyskiwać od byłego pracodawcy różnego typu zaświadczeń.

W przypadku pracowników zatrudnionych w okresie od 1999 r. do grudnia 2018 r. pracodawca będzie mógł również skrócić czas przechowywania dokumentów do 10 lat. Aby jednak skorzystać z tej opcji pracodawca będzie musiał dostarczyć do ZUS raport informacyjny, w którym znajdą się dane niezbędne do wyliczenia przyszłych świadczeń rentowych lub emerytalnych dla konkretnego pracownika. W przypadku nieudostępnienia takiego raportu, pracodawca będzie zobowiązany przechowywać dokumentację pracowniczą przez 50 lat.

Ustawa daje również możliwość prowadzenia takiej dokumentacji osobowej i płacowej w formie elektronicznej (do stycznia 2019 konieczne było przechowywanie dokumentów tego typu również w wersji papierowej). W sytuacji, kiedy firma podejmie decyzję o zmianie dotychczasowej dokumentacji papierowej na zasoby zdigitalizowane, dokumenty zostaną zeskanowane i opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Ustawa jest prawdziwym przełomem, ponieważ nie tylko pozwala znacząco obniżyć koszty, ale również zautomatyzować liczne procesy administracyjne i usprawnić dostęp do danych. Cyfryzacja dokumentów wpływa także na obniżenie ryzyka związanego z zaginięciem dokumentów lub z błędnym wyliczeniem danych, które się w nich znajdują.

Czym jest cyfrowa teczka pracownika?

Jednym z ustawowych obowiązków pracodawcy jest prowadzenie akt osobowych pracowników i ich przechowywanie w bezpiecznych warunkach. Niewątpliwym wsparciem w wywiązywaniu się z tego ustawowego wymogu jest e-teczka, która pozwala tworzyć i gromadzić dokumenty pracownicze w wersji cyfrowej, ale też z szybkością i łatwością przeszukiwać elektroniczne archiwum.

E-teczka pracownika to nic innego, jak elektroniczna kopia papierowych dokumentów z teczki osobowej pracownika z zachowaniem ustawowego podziału na części A, B i C, w których kolejno przechowuje się:

• dokumenty zgromadzone w związku z rekrutacją pracownika,
• dokumenty dotyczące przebiegu zatrudnienia w danej organizacji,
• dokumenty związane z rozwiązaniem stosunku pracy z pracodawcą.

E-teczka nie tylko w pełni zastępuje wersję papierową, ale też znacznie przewyższa ją swoją funkcjonalnością. Przede wszystkim gwarantuje uprawnionym użytkownikom szybki i wygodny dostęp do elektronicznego systemu. Z kolei osoby odpowiedzialne za dokumentację pracowniczą na bieżąco monitorują, kto i kiedy korzystał z konkretnych dokumentów, co zapewnia pełną kontrolę nad ich obiegiem w organizacji.

Cyfrowa teczka osobowa – korzystne rozwiązanie dla małych i dużych przedsiębiorstw

Zarówno małe przedsiębiorstwa, jak i duże korporacje zatrudniają pracowników, a co za tym idzie – gromadzą i przetwarzają ogromne ilości dokumentów, dlatego e-teczka to doskonałe rozwiązanie niosące za sobą wiele korzyści dla każdej instytucji. Choć trzeba przyznać, że funkcjonalność prowadzenia akt osobowych w wersji cyfrowej w szczególności powinny docenić duże przedsiębiorstwa z rozproszoną strukturą organizacyjną i zatrudniające ogromne ilości pracowników, gdzie dokumentacja powstaje w wielu oddalonych od siebie miejscach, co znacznie utrudnia codzienne załatwianie kadrowych spraw. Dzięki e-teczce, akta wszystkich pracowników znajdują się w jednym i bezpiecznym systemie, do którego dostęp jest zawsze możliwy.

Dlaczego warto prowadzić akta pracownicze w wersji cyfrowej?

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej niesie za sobą szereg zalet, a należą do nich:

• Zwiększenie efektywności pracy – zarządzanie cyfrowymi teczkami osobowymi niewątpliwie  przyczynia się do zwiększenia wydajności pracowników działu personalnego danej organizacji. Szybkie wyszukiwanie dokumentów i wgląd do nich przez upoważnione osoby bez konieczności opuszczania stanowiska pracy usprawnia codzienną pracę administracyjną.
• Kompletność dokumentacji pracowniczej – wszystkie dokumenty znajdują się w jednym systemie, do którego dostęp możliwy jest w każdym momencie i miejscu. Dzięki wdrożeniu e-teczki mamy pewność, że żadne dane nie zginą, a zarządzanie dokumentacją będzie szybkie i łatwe.
• Możliwość katalogowania dokumentów – E-teczka pozwala na katalogowanie rozmaitych dokumentów na podstawie określonych przez użytkownika kryteriów. Dzięki tej funkcjonalności zarządzanie dokumentacją i wyszukiwanie określonych danych w elektronicznym systemie jest dużo prostsze i szybsze.
• Redukcja kosztów – prowadzenie papierowych akt generuje niebagatelne koszty. Wiążą się one z kupnem papieru, drukowaniem czy przechowywaniem dokumentów, często w zewnętrznych archiwach. E-teczka eliminuje wszystkie te problemy, a co za tym idzie – redukuje koszty z nimi związane.
• Gwarancja bezpieczeństwa – dane przechowywane w formie cyfrowej są całkowicie bezpieczne, dzięki systemowi ról i uprawnień, który sprawia, że dostęp do poufnych danych mają tylko osoby upoważnione. Pracodawca nie musi się również obawiać, że akta osobowe zostaną zniszczone na skutek zdarzeń losowych, takich jak pożar czy powódź.
• Poprawa jakości dokumentacji – z upływem czasu papier starzeje się, staje się pożółkły, a tusz zaczyna blaknąć, co powoduje problemy z odczytem dokumentu. Elektroniczne akta bez względu na czas znajdujący się w cyfrowym archiwum pozostają w niezmienionym stanie.

Elektronizacja akt pracowniczych to proste i wygodne rozwiązanie dla każdego przedsiębiorstwa, które poprawia efektywność pracy oraz przyczynia się do zwiększenia bezpieczeństwa i redukcji kosztów w organizacji.

Podziel się artykułem