Czwarty kwartał, Q4… zarówno w dużych korporacjach, jak i mniejszych firmach czy urzędach to intensywny okres raportowania działań oraz prac nad budżetem. Podczas gdy na zaplanowanie czekają już nowe środki, firmy nierzadko mają do rozdysponowania jeszcze te za poprzedni okres. Jak najlepiej je wykorzystać? Doinwestowując firmę na poziomie operacyjnym i dostarczając pracownikom narzędzi poprawiających efektywność pracy. Dobrą decyzją będzie więc zakup nowoczesnych urządzeń wspierających cyfryzację w firmie i zwiększających wydajność prowadzonych w niej prac z dokumentami.

Najwyższa jakość skanowanych dokumentów to esencja cyfryzacji

Niezależnie od branży, jeśli chodzi o dokumenty i ich archiwizację, firmy zmagają się z chaosem organizacyjnym, a także tak prozaicznymi problemami, jak brak miejsca na rozrastające się archiwa. Przez przestarzały sprzęt pracownicy firm oraz urzędów, znacznie wolnej obsługują klientów, a także więcej czasu poświęcają na zarządzanie dokumentacją. Ostatni kwartał to czas, gdy niekorzystne wyniki można jeszcze poprawić — zakup sprzętu usprawniającego obieg dokumentów, może okazać się lekiem na największe bolączki kadry i znacznie poprawić efektywność i wygodę pracy. Dzięki rozwiązaniom Kodak Alaris zarządzanie dokumentami w firmie nabierać może zupełnie nowego wymiaru — wymiaru cyfrowego.

Esencją cyfrowych dokumentów jest ich jakość. Brak szumów, wysoki kontrast, precyzja, rozpoznanie OCR — to właśnie te cechy charakteryzują skany wykonane za pomocą urządzeń Kodak Alaris. Nasze skanery dobrze skanują wydruki z drukarek igłowych, faktury, a nawet dokumenty na kolorowym papierze. Automatycznie rozpoznają rodzaj digitalizowanych dokumentów — ich rozmiar, rodzaj papieru, a następnie skanują je z najwyższą starannością. Co więcej, podczas skanowania czyszczone są szumy, co gwarantuje niezwykłą ostrość obrazu i zwalnia pracowników z ponownego skanowania dokumentu. A to właśnie prace ręczne — przygotowywanie plików do skanowania oraz ich sortowanie po zakończeniu procesu, pochłaniają najwięcej czasu. Czasu, który pracownicy mogliby poświęcić na obsługę klienta czy też analizę pozyskanych danych.

Tak wysoka jakość skanów możliwa jest dzięki zastosowaniu technologii Perfect Page™. Zapewnia najnowocześniejsze funkcje poprawy obrazu, nawet w przypadku bardzo trudnych i mieszanych partii dokumentów. Technologia oferuje kilka technik poprawy jakości obrazu, bez konieczności wykonywania wielu uciążliwych ręcznych czynności podczas przygotowywania dokumentu lub w trakcie procesu skanowania:

• ograniczenie przygotowywania dokumentów do prostych zadań, takich jak usuwanie zszywek, bez konieczności wstępnego sortowania
• przetwarzanie mieszanych partii dokumentów bez sortowania pod kątem orientacji, rozmiaru, typu lub kształtu
• zwiększanie wyników OCR / OMR, wpływających na jakość skanu, a także ograniczenie ręcznej obsługi wyjątków do minimum

Dla firmy digitalizacja z Kodak Alaris oznacza więc nie tylko lepszej jakości dokumentację — większy komfort klienta oraz pracowników, ale też upłynnienie procesów zarządzania dokumentami. W czwartym kwartale potrzebę takich zmian firma może odczuwać wyraźniej niż zawsze, a że digitalizację dobrze zacząć od usprawnienia bieżących procesów, okres ten to najodpowiedniejszy czas na inwestycję w niezbędne cyfryzacji rozwiązania.

 

Oprogramowanie i skanery — idealne połączenie od Kodak Alaris

Tam, gdzie oprócz digitalizacji dokumentów, kluczową rolę odgrywa również indeksowanie skanowanych obrazów, Kodak Alaris oferuje specjalistyczne oprogramowanie — Alaris Capture Pro. Rozwiązanie to pozwala szybko konwertować duże pliki dokumentów na informacje w formie cyfrowej w dwóch wariantach z zachowaniem oryginału w archiwum:

• kolorowej i czarno-białej
• czarno-białej i w skali szarości
• indywidualnie kolorowej, skali szarości i czarno białej

Oprogramowanie w sposób kompleksowy pomaga firmom w procesach indeksacji i efektywnie zmniejsza ilość poświęcanego na nie czasu. Program eliminuje konieczność ręcznego wprowadzania danych — automatycznie wykrywa znaki w dokumentach typu ankiety (silnik OMR) oraz rozpoznaje kody kreskowe, separując przy tym dokumenty. Co więcej, posiada również funkcję inteligentnej ochrony bazy danych, co w świetle dzisiejszych przepisów (m.in. RODO), powinno być funkcją rozpatrywaną w pierwszej kolejności, przy wyborze tego rodzaju oprogramowania.

Capture Pro to niezawodne narzędzie kontroli jakości przetwarzanych informacji oraz ich najpewniejsze zabezpieczenie. Innowacyjna funkcja inteligentnego wyboru zadań (Intelligent Job Select), dobiera optymalne ustawienia i profile skanowania, minimalizując udział operatora w skanowaniu. Oprogramowanie dokonuje również automatycznej korekty i walidacji, a także z miejsca wykrywa i naprawia niekompletne informacje. Do minimum skraca się więc czas, jaki pracownicy muszą poświęcić na kontrolę jakości obrazów. Program automatycznie wykrywa te wymagające poprawek i optymalizuje je bez konieczności ponownego skanowania.

Sprawnie zarządzanie dokumentami w firmie to również szybki dostęp do danych z różnych lokalizacji. Alaris Capture Pro z łatwością przechwytuje dane w zakresie indywidualnych potrzeb, jak i wykonuje operacje masowego przetwarzania na skalę całego przedsiębiorstwa w wielu lokalizacjach jednocześnie. Oznacza to nie tylko zwiększenie wygody pracy, ale też szybsze dotarcie z informacją.

Kodak Alaris — Twój partner w cyfryzacji firmy

Nie od dziś firmy zmagają się z rosnącą presją obniżania kosztów, poprawy wydajności pracy i optymalizacji procesów biznesowych. Ale to właśnie teraz z pomocą przychodzi im technologia Kodak Alaris. Dobrana odpowiednio do wymagań firmy oszczędza czas, obniża koszty i poprawia dokładność operacji.

Ostatni kwartał roku to specyficzny okres w każdym przedsiębiorstwie — z jednej strony to czas na podsumowania, z drugiej — na układanie strategii na kolejny rok. To również dobry moment na inwestycje w technologię, która może odmienić oblicze firmy. Wygoda, oszczędność czasu, bezpieczeństwo danych — cyfryzacja dokumentów to poważny krok dla każdego przedsiębiorstwa. Warto podjąć go jeszcze przed końcem roku, tak by kolejny okres działań rozpocząć na wygranej pozycji.

Podziel się artykułem