Zdalne załatwianie spraw urzędowych to nie śpiew przyszłości. Polskim gminom w transformacji cyfrowej pomóc ma rządowy program Cyfrowa Gmina finansowany z Funduszy Europejskich w ramach inicjatywy React-EU. Głównym jej celem jest przeciwdziałanie negatywnym skutkom pandemii. Środki finansowe państwa członkowskie mogą zainwestować w działania odbudowujące gospodarkę m.in. na poziomie technologicznym. Cyfrowa Gmina to więc dodatkowe środki na digitalizację urzędów. Całkowita kwota wsparcia w ramach programu wynosi prawie 1 miliard złotych, a o grant może ubiegać się każda gmina w Polsce. Obecnie trwa 3 runda konkursu.
Cyfryzacja urzędu to jednak nie tylko zakup odpowiedniego oprogramowania i sprzętu. Obok stworzenia zaplecza technologicznego, środki unijne będą mogły zostać rozdysponowane na:
- szkolenia urzędników z obszaru cyberbezpieczeństwa oraz zaawansowanych usług cyfrowych
- odpowiednie systemy cyber zabezpieczeń chroniące bazy danych oraz infrastrukturę informatyczną.
W Kodak Alaris dobrze wiemy, jak ważne jest tak kompleksowe podejście w procesie cyfryzacji. Pracując z licznymi urzędami, nasze działania zawsze zaczynamy od rozmów i doboru odpowiednich rozwiązań patrząc nie tylko na aktualne potrzeby ale również i te przyszłe. Przeprowadzamy również szkolenia pracowników tak, aby mogli w pełni wykorzystywać potencjał nowych technologii w codziennej pracy.
Narzędzia zmiany
Posiadając wieloletnie doświadczenie w cyfryzacji jednostek administracji publicznej w Polsce, oferujemy rozwiązania, stanowiące odpowiedź na potrzeby zarówno samych urzędników, jak i końcowo – obywateli. Pracownikom pozwalają one pracować efektywniej oraz zdigitalizować te dokumenty które są potrzebne w pracy zdalnej, co ma bezpośrednie przełożenie na jakość i szybkość obsługi petentów. Dostęp do plików cyfrowych zapewnia oprogramowanie Kodak Capture Pro EZD Edition dedykowane administracji, a profesjonalne skanery dokumentów jak np. seria S2000 – na stworzenie wysokiej jakości cyfrowych plików. Urządzenia te, wyposażone w technologię Perfect Page™, dbają o zapewnienie doskonałej jakości skanów przy zachowaniu optymalnej wielkości plików (do 45 kB przy 200 DPI z warstwą OCR). Oprogramowanie Kodak Capture Pro EZD Edition umożliwia z kolei przygotowanie odwzorowania cyfrowego, pozyskiwanie metadanych, przypisanie odpowiednich dokumentów według rozpoznanych kodów kreskowych i co najważniejsze – z punktu widzenia zdalnego urzędu – wysyłanie zeskanowanych dokumentów bezpośrednio do systemu klasy EZD. Program oferuje również funkcję indeksowania. Umożliwia ona wysyłanie metadanych do dodatkowych atrybutów pisma (w systemie EZD PUW nazywanych “koszulką” lub “sprawą”).
Stojąc przed wyborem urządzeń skanujących oraz oprogramowania, gminy powinny zwrócić uwagę na kilka aspektów. Obok wspomnianych wyżej możliwości, kluczowe znaczenie powinna mieć również kompatybilność. Przykładowo oprogramowanie Kodak Capture Pro EZD Edition potrafi współpracować z niemal każdym skanerem dokumentowym innego producenta oraz urządzeniem wielofunkcyjnym (MFP). Co więcej, program jest integralny z systemami klasy EZD:
- EZD PUW, które obecnie implementowane jest w urzędach gmin
- EZD RP, które wedle planów zostanie udostępnione organom w styczniu 2023 roku i ma stać się głównym narzędziem pracy urzędników w Polsce.
Z kolei nasze skanery, łatwo zintegrować z istniejącymi już systemami. Podsumowując, warto wybrać takie rozwiązania, które z jednej strony w przyszłości pozwolą swobodnie rozbudowywać infrastrukturę urzędu, a w momencie wdrożenia bezproblemowo wpasują się w istniejącą sieć.
Dostępność i jakość e-usług
Program Cyfrowa Gmina bez wątpienia otwiera nowy rozdział przed organami administracji rządowej na poziomie regionalnym. Placówki wyposażone w nowoczesny sprzęt skanujący oraz oprogramowanie swoją wydajnością będą mogły “dogonić” większe organy, wzajemnie wymieniać i generować dane, a przede wszystkim – zaspokoić rosnący popyt na e-usługi publiczne swoich obywateli. Posiadając ogromne doświadczenie na tym polu, zachęcamy Państwa do kontaktu. Zarekomendujemy najlepsze rozwiązania dla placówki oraz przeprowadzimy ją przez proces cyfryzacji wszelkich dokumentów od A do Z, pozostając partnerem i doradcą również po zakończeniu procesu.
