Cyfryzacja kancelarii prawnej – dlaczego warto?

Cyfryzacja kancelarii prawnej – dlaczego warto?

Nie ma wątpliwości, że digitalizacja w niektórych branżach to nieodzowna część procesu zarządzania dokumentacją. Sektor medyczny, sądowniczy czy prawniczy gromadzą bardzo obszerne ilości archiwów i akt, których każdorazowe przeglądanie i wyszukiwanie danych fraz czy fragmentów zajmowałoby pracowników na wiele godzin.

Takie poszukiwania nie zawsze mają także pomyślny finał – zdarza się czasem, że dokumenty giną lub w wyniku niefortunnych zdarzeń ulegają zniszczeniu. W sektorze prawniczym, gdzie skrupulatnie prowadzona dokumentacja stanowi fundament działania firmy, to nie może mieć miejsca. Kartoteki, kontrakty, umowy, zapisy z procesów – wszystko to należy chronić, w czym mogą nas wesprzeć nowoczesne narzędzia cyfryzacji dokumentów takie jak na przykład skanery Kodak Alaris.

Jak wiadomo – czas to najcenniejszy zasób w każdej branży. Digitalizacja dokumentów wydaje się zatem remedium na “bolączki” prawników i przyczynia się bezpośrednio do zwiększenia efektywności pracy i ogólnej produktywności kancelarii.

Produkty Kodak Alaris dedykowane branży prawnej

Jako specjaliści w branży związanej z digitalizacją, jesteśmy świadomi, że w kancelariach prawnych często trudno o znalezienie wolnego miejsca na dodatkowe urządzenie. W związku z tym projektując nową serię skanerów e10x5, zadbaliśmy o ich kompaktowość. Niewielki skaner daje bardzo duże możliwości.

Wspomniana seria rozwiązań jest dedykowana miejscom, gdzie najistotniejsza jest szybka obsługa klienta w jego obecności. Skanery e10x5 będą więc idealną propozycją dla kancelarii prawnych. Dzięki tym urządzeniom będziesz miał możliwość wykonania nawet do 4000 skanów dziennie z prędkością do 35 arkuszy na minutę otrzymując czysty i wyraźny skan, który bez obaw może być poddany procesom OCR.

Jeżeli potrzebujesz rozwiązania o większej przepustowości – również znajdziesz je w naszej ofercie. Seria s2000 to urządzenia posiadające wszechstronne zastosowanie w różnych środowiskach. Umożliwiają one między innymi digitalizację dokumentów o nieujednoliconym rozmiarze i gramaturze, gwarantując przy tym najwyższy poziom bezpieczeństwa. Warto również wspomnieć o dedykowanym oprogramowaniu, dzięki któremu istnieje możliwość całkowitego wyeliminowania błędów związanych z podawaniem papieru czy kwestii związanych z uszkodzeniem dokumentów.

Wygoda i bezpieczeństwo – główną zaletą digitalizacji w branży prawnej

Z wykorzystaniem technologii OCR, a więc optycznego rozpoznawania tekstu, skanowane dokumenty – także te pisane ręcznie – są przetwarzane do postaci tekstowej. Otrzymujemy zatem nowy typ elektronicznego zapisu, gdzie edycja, odszukanie potrzebnego fragmentu czy numeru akt nie stanowią już problemu.

Digitalizacja umożliwia indeksowanie dokumentów oraz ich katalogowanie. W ten prosty sposób zyskujesz niemal natychmiastowy wgląd w informacje oraz komfort zdalnego dostępu do zasobów o każdej porze i każdym miejscu, co w znacznym stopniu redukuje dotychczasowy chaos organizacyjny. Skorzysta na tym również Twoja przestrzeń biurowa, gdy wreszcie znikną sięgające sufitu piramidy teczek z dokumentacją tradycyjną.

Cyfryzacja dokumentów vs. ekonomiczne zarządzanie czasem pracowników

Oszczędność czasu i możliwość spożytkowania go na działania bardziej produktywne, niż żmudne poszukiwania i przedzieranie się przez gąszcz papierów, wydaje się zatem jedną z kluczowych zalet digitalizacji.

Warto wspomnieć również o tym, że w przypadku nieprzewidzianych sytuacji losowych będziesz mógł zareagować dużo sprawniej, a kiedy prowadzisz sprawę międzynarodową, obieg dokumentacji umożliwi Ci szybsze konsultacje oraz księgowanie. Zminimalizujesz tym samym koszty związane z wymianą korespondencji i zrobisz coś pożytecznego dla środowiska.

Sprawne poruszanie się po materiałach kreuje także dużo bardziej godny zaufania i profesjonalny wizerunek prawnika.

Klienci mają coraz większe wymagania – warto o tym pamiętać. Jeśli więc chcesz zapewnić im najwyższą jakość usług, warto skorzystać z dostępnych i podnoszących komfort życia i pracy rozwiązań.

Maciej Witkowski Regionalny Manager Sprzedaży

Odpowiada za współpracę z partnerami w Polsce, Litwie, Łotwie i Estonii. Wieloletnie doświadczenie w branży digitalizacji dokumentów umożliwia mu aktywne wspieranie klientów w znajdowaniu rozwiązań, które najlepiej pasują do profilu ich organizacji.



Podziel się artykułem