Digitalizacja archiwów papierowych z Kodak Alaris

Digitalizacja archiwów papierowych z Kodak Alaris

Delikatna sprawa

Jako administrator danych organizacje są zobowiązane do odpowiedniego zabezpieczenia zasobu zarówno pod kątem technicznym, jak i organizacyjnym. Tworząc archiwum, należałoby więc przygotować je na wszelkie możliwe ryzyko związane ze zniszczeniem i opracowanie adekwatnego planu zabezpieczeń. Bo chociaż papier to bez wątpienia jeden z najlepszych nośników informacji, dokumenty utrwalone w tej formie nie zawsze wytrzymują próbę czasu. Dzieje się tak, zwłaszcza gdy archiwum jest w organizacji traktowane w sposób drugorzędny. O ile firmy przykładają dużą uwagę do bezpieczeństwa dokumentów w bieżącym obiegu, tak pliki archiwalne nie zawsze traktowane są z należną im uwagą. Nie wszystkie organy dysponują profesjonalnie zaadaptowanym na archiwum pomieszczeniem. Jeśli dokumenty mają być czytelne po kilkudziesięciu latach (np. w przypadku dokumentów kadrowo-płacowych), takie parametry pomieszczenia jak wilgotność powietrza, wysokość temperatury czy wentylacja powinny być ściśle monitorowane, gdyż mają ogromny wpływ na “żywotność” papieru. Warto wspomnieć też o regularnym odkurzaniu obszaru oraz kontrolowaniu kondycji pism. 

 

Jeśli chodzi o jakość archiwalnych dokumentów, to nie bez znaczenia pozostaje samo użytkowanie papierów. Im więcej osób z nich korzysta, tym większe prawdopodobieństwo powstania przypadkowych uszkodzeń – rozdarć, zabrudzeń, zalań. Przekazywanie archiwalnych dokumentów z rąk do rąk to ryzykowna gra, której nieszczęsny finał może oznaczać dla organu duże kłopoty. Zwłaszcza jeśli zniszczeniu czy wyciekowi ulegną dokumenty z danymi wrażliwymi.

Papier wartościowy

Utrzymanie tradycyjnego archiwum w dobrej kondycji, to również koszta związane z regularnym porządkowaniem, ewidencją i niszczeniem pism. Dodatkowe środki należy zainwestować też w odpowiednie systemy zabezpieczeń tak, by do archiwum nie uzyskały dostępu przypadkowe osoby. Papier to więc pieniądz niezbędny do utrzymania zasobu oraz koszta generowane w wyniku korzystania z bazy. Bo ta – im większa i im gorzej skatalogowana, tym trudniejsza do przeszukania dla pracownika. Błędne koło? Realia wielu organizacji. 

Tylko na miejscu

Papierowe archiwa to katalogi danych, do których dostęp jest zwykle ograniczony. Skorzystać z dokumentów można tylko na miejscu, czego niedogodności odczuwamy zwłaszcza w czasie pandemii i pracy z domu. Bez zdalnego dostępu do danych, zarówno korzystanie z archiwów w ramach wewnętrznych procesów firm, jak i wydawanie pism petentom stało się niezwykle skomplikowane. A przecież w dzisiejszym świecie dostęp do informacji powinien być prosty i szybki – niezależnie od tego czy mówimy dokumentach firmowych, czy też takich jak akty notarialne. W praktyce oznacza to tylko jedno – skanowanie i umieszczanie zasobów cyfrowych w systemach klasy EZD oraz w repozytoriach.

 

Cyfrowe archiwum

Kodak Alaris od lat odpowiada za tworzenie i utrzymywanie archiwów cyfrowych, zarówno w prywatnych firmach, jak i jednostkach administracji publicznej. Wspieramy naszych klientów od samego początku procesu, planując skanowanie dokumentów czy organizując struktury katalogów. Zapewniamy zabezpieczone chmury danych oraz zapewniamy niezbędne oprogramowanie i wysokowydajne urządzenia skanujące, dzięki którym można samodzielnie poszerzać zasób. Nasi doradcy pozostają do dyspozycji klienta nawet po zakończeniu digitalizacji,  udzielając porad pomagających w dalszym prowadzeniu cyfrowego archiwum. 

 

Nasze skanery dokumentowe, w tym ciesząca się ogromną popularnością we wspomnianych sektorach Seria S3000, to urządzenia pozwalające na zeskanowanie nawet 40 000 stron dziennie przy zachowaniu wysokiej jakości skanów. Taka wydajność pozwala więc na stosunkowo szybkie zbudowanie archiwum cyfrowego i nie opóźnia bieżących procesów prowadzonych w firmie. Urządzenia mają kompaktowe rozmiary, dzięki czemu sprawdzają się nawet w niewielkich archiwach i oferują połączenie bezprzewodowe, co ułatwia pracę z komputerem. Skanery posiadają funkcję wbudowanego przetwarzania obrazu (Embedded Image Processing) – zapewniają wysokiej jakości, ponadprzeciętnie wyraźne obrazy, które są automatycznie kompresowane i nie obciążają chmury.

 

Oferujemy również aplikację Kodak Capture Pro – doskonałą alternatywę dla aplikacji Skan+. Program umożliwia przygotowanie odwzorowania cyfrowego, pozyskanie metadanych, podział dokumentów według kodów kreskowych oraz ich wygodną filtrację. Największą zaletą jest jednak bezpośrednie połączenie z EZD PUW i innymi systemami obiegu dokumentów. Oprogramowanie ma również funkcję inteligentnej ochrony danych, wykrywania oznaczeń OMR (ankiet), OCR oraz rozpoznawania kodów kreskowych, dzięki czemu nie trzeba ręcznie wprowadzać danych, minimalizując ryzyko błędów.

Tu i teraz 

Digitalizacja archiwum czy to firmowego, czy instytucji publicznych to ogromny krok w przód, który przynosi korzyści całej organizacji. To działanie o charakterze profilaktycznym. Chroni administratora przed utratą, zniszczeniem czy wypłynięciem danych wrażliwych, co mogłoby skutkować ogromnymi karami finansowymi, a nawet upadkiem firmy. Pracownikom ułatwia z kolei wykonywanie codziennych obowiązków i przyspiesza ich działania. 

 

Rozwiązania Kodak Alaris w zakresie digitalizacji archiwów papierowych zapewniają wysokiej jakości bazy danych oraz poufność plików. Dostęp do zasobu możliwy jest z każdego miejsca z dostępem do internetu, a nad jednym dokumentem może pracować kilka osób jednocześnie. Zdigitalizowane dokumenty wyszukuje się niezwykle szybko – wystarczy kilka sekund na znalezienie plików, ich wydrukowanie czy udostępnienie e-mailem. Jeśli takie właśnie archiwum chcesz zbudować w swojej firmie, kancelarii czy urzędzie, zapraszamy do kontaktu z naszymi doradcami. 

Maciej Witkowski Regionalny Manager Sprzedaży

Odpowiada za współpracę z partnerami w Polsce, Litwie, Łotwie i Estonii. Wieloletnie doświadczenie w branży digitalizacji dokumentów umożliwia mu aktywne wspieranie klientów w znajdowaniu rozwiązań, które najlepiej pasują do profilu ich organizacji.



Podziel się artykułem