Elektroniczne „koszulki/sprawy” – digitalizacja w punktach kancelaryjnych

Elektroniczne „koszulki/sprawy” – digitalizacja w punktach kancelaryjnych

W lipcu opublikowany został nasz artykuł w Magazynie “IT w Administracji” – link. Zapraszamy do lektury!

Administracja korespondencji to często godziny żmudnych przygotowań pism do zeskanowania. Główne wyzwania procesu to: różne formaty dokumentów, ich grubość czy słaba jakość przy rosnącej ilości przesyłek oznacza nie lada problem z digitalizacją. Wiele osób, wybierając rozwiązanie, nie zdaje sobie sprawy, z czym „punkt kancelaryjny” ma do czynienia na co dzień. Większość urzędów preferuje urządzenia typu MFP jako najlepsze i usprawniające rejestrację pism przychodzących. Czy tak jest w rzeczywistości?

Transformacja cyfrowa w czasach COVID-19!

W porównaniu z ubiegłym rokiem urzędy rozpoczęły digitalizację większości dokumentów, tak by były one dostępne dla pracowników wykonujących swoje obowiązki z domu. Dotychczas tylko część pism była rejestrowana w systemach EZD, od kilku miesięcy sytuacja zmieniła się diametralnie. Codziennie wykonywane jest tysiące skanów dokumentacji, która niezwłocznie zostaje udostępniania pracownikom.

Czego potrzebujesz, aby Twoja kancelaria pracowała na pełnych obrotach?

Pracownik rejestrujący dokumentację papierową korzysta z drukarki kodów do nadawania identyfikatora (kod RPW, SCZ), czytnika kodów, urządzenia skanującego oraz z dedykowanej aplikacji pozwalającej na odwzorowanie cyfrowe, pozyskanie metadanych, podział na dokumenty według kodów kreskowych i ich filtrację, a co najważniejsze, wysyłanie zeskanowanych dokumentów bezpośrednio do systemu. W systemie EZD PUW nazywa się to „koszulka” bądź „sprawa”.

Urządzenie wielofunkcyjne czy profesjonalny skaner dokumentów?

Aby wspomóc digitalizację korespondencji, warto zaopatrzyć się w dedykowany skaner dokumentów. Powodów jest kilka: kompaktowa budowa urządzenia, łatwość i szybkość jego obsługi, kompatybilność z wieloma rodzajami nośników, z pewnością usprawnią codzienne prace administracyjne w kancelarii. Profesjonalne skanery dokumentów od Kodak Alaris z technologią Perfect Page™, dodatkowo dbają o zapewnienie doskonałej jakości skanów przy jednoczesnym zachowaniu optymalnej wielkości plików (do 45kB przy 200 DPI z warstwą OCR), co z punktu widzenia obiegu i archiwizacji dokumentów ma kolosalne znaczenie. Czy to samo osiągniesz z MFP? Oczywiście, że nie!

Czy może być jeszcze sprawniej?

Obsługa korespondencji nie kończy się na zeskanowaniu pliku. Najczęściej wybierane skanery dokumentowe – modele Alaris S2000 – zapewniają bezbłędne odczytanie kodów nawet wtedy, kiedy ich jakość jest niska. Dzięki wbudowanej w urządzenie technologii poprawy jakości skanów pracownik nie musi poświęcać czasu na segregację dokumentów według wielkości czy grubości – każde pismo zostanie zeskanowane w bardzo dobrej jakości. Dla przesyłek , które są ponad wymiarowe i zbyt grube, by umieścić je w automatycznym podajniku dokumentów, oferowane są moduły skanowania płaskiego zintegrowane z ADF.

Pozyskiwanie metadanych i OCR to również bardzo ważne funkcje w procesie rejestracji pism pozwalające na odczyt danych zawartych w treści dokumentu. Automatyczne pozyskiwanie metadanych, czyli indeksowanie w celu dekretacji pism to domena dedykowanego oprogramowania ułatwiającego proces skanowania wsadowego, indeksowania odczytu i podziału dokumentów według kodów i bezpośredniego zapisu w systemie EZD. Urzędy bardzo cenią oprogramowanie Kodak Alaris Capture Pro, współpracujące z ponad 230 skanerami różnych producentów oraz urządzeniami typu MFP.

 

Od wielu lat sprzęt i oprogramowanie Kodak Alaris wyznaczają standardy digitalizacyjne i są coraz częściej wybierane przez instytucje na każdym szczeblu naszej administracji. Swoją popularność zyskały dzięki niezawodności, bardzo dobrej jakości i partnerom, którzy świadczą wsparcie techniczne na terenie całego kraju.

Jeśli chcesz dobrać dedykowane rozwiązanie do swojego punktu kancelaryjnego, departamentu bądź archiwum, zapraszamy do kontaktu!

 

* Wspomniana na początku wpisu publikacja w Magazynie “IT w Administracji” jest artykułem płatnym.

Maciej Witkowski Regionalny Manager Sprzedaży

Odpowiada za współpracę z partnerami w Polsce, Litwie, Łotwie i Estonii. Wieloletnie doświadczenie w branży digitalizacji dokumentów umożliwia mu aktywne wspieranie klientów w znajdowaniu rozwiązań, które najlepiej pasują do profilu ich organizacji.



Podziel się artykułem