Technologia cyfrowa jeszcze trzydzieści lat temu nie miała praktycznych zastosowań poza ośrodkami akademickimi. Dzisiaj usprawnia pracę w biznesie, zarządzaniu czy sektorze administracyjnym. Jednym z największych wyzwań dla wielu przedsiębiorstw i organizacji jest skuteczne i efektywne zarządzenie dokumentami. Każdego dnia tysiące różnych dokumentów takich jak: akta, umowy, decyzje, postanowienia przechodzą z rąk do rąk – zastąpienie ich elektronicznymi wersjami pozwala zaprowadzić ład i porządek w archiwach, usprawnić komunikację i uniknąć wielu błędów. W tym celu wprowadzane są systemy zarządzania dokumentami. Czym jednak są i jakie rozwiązania w tej dziedzinie proponuje Kodak Alaris?
Czym jest system obiegu dokumentów?
Dokumenty, faktury i umowy od zawsze stanowiły podstawę działalności firm, urzędów i kancelarii. Przed epoką cyfryzacji wszelkie informacje przekazywane i archiwizowane były na arkuszach papieru, co oczywiście wiązało się z wieloma problemami. Papierowe dokumenty łatwo się niszczyły i gubiły, a ich dostarczenie do klientów czy współpracowników było czasochłonne. W elektronicznym systemie obiegu dokumentów wszelkie akta zostają zeskanowane i wprowadzone do pamięci komputera. Zdigitalizowane informacje pozwalają poprawić efektywność pracy, skrócić czas dostarczenia ważnych danych do konkretnych działów lub osób decyzyjnych i są niezwykle łatwe do katalogowania. Wprowadzanie papierowych dokumentów do elektronicznego systemu zarządzania odbywa się z pomocą skanerów – proponowane przez Kodak Alaris rozwiązania pozwalają oszczędzić czas, zadbać o bezpieczeństwo i umożliwić wygodną digitalizację danych.
Jakie korzyści daje system zarządzania dokumentami?
Elektroniczny system obiegu dokumentów ma wiele zalet. Do najważniejszych z nich należą: uproszczenie operacji administracyjnych, możliwość mobilnego dostępu do ważnych danych, lepsza ochrona poufnych informacji, wyższa wydajność i ograniczenie błędów przy wypełnianiu formularzy oraz ogromna oszczędność czasu przy archiwizacji i przesyłaniu dokumentów.
Rozwiązania proponowane przez Kodak Alaris dają pełną kontrolę nad obiegiem dokumentacji i ułatwiają pracę. Nowoczesna seria skanerów Kodak Alaris z serii S2000 zapewnia pracownikom wygodę i usprawnia pracę urzędów oraz firm.
Dzięki innowacyjnemu oprogramowaniu dokumenty mogą być łatwo segregowane i oznaczane. Wyszukiwanie konkretnych danych nie będzie zatem stanowić już żadnego problemu i nie będzie wymagać czasochłonnego przeszukiwania segregatorów, teczek czy szaf archiwizacyjnych. Dodatkowo możliwa jest pełna integracja z systemami EZD oraz aplikacjami biurowymi i biznesowymi. Oznacza to, że wszelkie akta, umowy czy faktury są natychmiast gotowe do użytku, opracowania czy przesłania.
Inteligentne oprogramowanie niweluje również do minimum błędy i pomyłki. Urządzenia Kodak Alaris same wyłapują nieprawidłowości i informują o konieczności ich poprawienia. Dotyczy to np. takich problemów jak niewypełnione pola w formularzach lub brakujące podpisy na formularzach.
Użytkownicy systemów zarządzania dokumentami doceniają również większą elastyczną w budowaniu optymalnej organizacji pracy, mobilność, możliwość szybkiego monitorowania transakcji, redukcję kosztów i błyskawiczny dostęp do szczegółowych raportów biznesowych.
Dla kogo przeznaczony jest elektroniczny system obiegu dokumentów?
Zalety użytkowania systemu zarządzania dokumentami doceni każda firma, urząd lub organizacja na co dzień pracująca w oparciu o duże ilości formularzy, faktur, umów lub potwierdzeń. Pierwsze rozwiązania tego typu pojawiły się już kilka lat temu i dedykowane były głównie dla państwowych jednostek administracyjnych. Co ciekawe, systemy EZD szybko zaczęły z powodzeniem wykorzystywać prywatne przedsiębiorstwa i korporacje, odnosząc na tym polu wymierne sukcesy. W sektorze państwowym skuteczna cyfryzacja i zarządzenie elektronicznymi dokumentami jest wciąż wyzwaniem.
Zastosowanie nowoczesnych i wygodnych rozwiązań może znacząco poprawić tę sytuację. Systemy Kodak Alaris są szansą na usprawnienie pracy i obsługi petentów zarówno w firmach, jak i urzędach, kancelariach, sądach i archiwach. W praktyce jest to idealna alternatywa dla każdej organizacji, której sprawne działanie zależne jest od prawidłowego obrotu dokumentacją, sprawnej komunikacji i uporządkowanej archiwizacji akt.
Maciej Witkowski Regionalny Manager Sprzedaży
Odpowiada za współpracę z partnerami w Polsce, Litwie, Łotwie i Estonii. Wieloletnie doświadczenie w branży digitalizacji dokumentów umożliwia mu aktywne wspieranie klientów w znajdowaniu rozwiązań, które najlepiej pasują do profilu ich organizacji.
