Jak wybrać skaner do firmy? 5 kluczowych cech

Jak wybrać skaner do firmy? 5 kluczowych cech

Zakup skanera do firmy powinien być przemyślaną inwestycją. Od jakości skanów oraz wydajności samego urządzenia zależeć będzie efektywność organizacji i zadowolenie klientów. Na jakie cechy skanera zwrócić uwagę w pierwszej kolejności? Poznaj nasze Top 5 poparte wieloletnim doświadczeniem w digitalizacji firm.

1. Przepustowość – czyli dzienna ilość skanów

Najwyższa? Niekoniecznie. Dobrze przemyśl, jak intensywną pracę wykonywać będzie urządzenie w skali dnia – wraz z wydajnością skanera, skala inwestycji może wzrosnąć. Jeśli skanujesz sporadycznie, zdecyduj się na prostszy model, który zaspokoi podstawowe potrzeby. Jeśli skaner działać będzie na pełnych obrotach, a w Twoim biurze przetwarza się dużą liczbę dokumentów lepiej zainwestować w urządzenie o wysokiej wydajności. Powinno ono nie tylko zapewnić obsługę dużej ilości różnorakich formatów, ale też umożliwiać pracę bez zbędnego zatrzymywania.

2. Oprogramowanie i sterowniki

Kolejny ważny aspekt to oprogramowanie – upewnij się, czy skaner posiada poszukiwane przez Ciebie funkcje. Jeśli najczęściej skanowane będą dokumenty, powinny zainteresować się takie możliwości jak automatyczne rozpoznawanie kodów kreskowych, OCR, dostosowywanie ustawień skanowania, indeksowanie czy nazywanie plików. Wszystkie te funkcje pozwalają przyspieszyć pracę z przetwarzaniem dokumentów. Jako Kodak Alaris oferujemy klientom specjalne oprogramowanie CapturePro, które umożliwia przechwytywanie informacji na masową skalę, a także:

  • inteligentną kontrolę jakości i wykrywanie błędów
  • automatyczną optymalizację procesów skanowania
  • funkcję inteligentnego wyboru zadań
  • automatyczne wypełnianie pól na podstawie oznaczeń
  • gotowość do integracji z systemami klasy EZD.

Z kolei jeśli chodzi o sterowniki – przed zakupem upewnij się, że urządzenie będzie kompatybilne z systemami typu EZD. Sprawdź czy funkcje dla sterownika TWAIN są tożsame z funkcjami w sterowniku ISIS. Oszczędzi to negatywnych emocji i nie spowolni tempa prac biurowych.

3. Łatwość obsługi

Pamiętaj, że im bardziej skomplikowane urządzenie wybierzesz, tym więcej czasu operatorzy maszyny potrzebować będą na przeszkolenie. Gdy już więc upewnisz się, że skaner spełnia Twoje wymagania techniczne, dowiedz się, czy aby na pewno jest prosty w obsłudze. W Kodak Alaris staramy się maksymalnie uprościć pracę z urządzeniem, stosując w naszych skanerach takie rozwiązania jak kolorowy wyświetlacz z polskim interfejsem graficznym, automatyczny podajnik papieru skanujący praktycznie każdy typ i rodzaj dokumentu bez względu na jego gramaturę czy wbudowane Wi-Fi. Natomiast dzięki możliwości personalizacji urządzenia – samodzielnego skonfigurowania buttonów pod najczęściej używane funkcje – nasze skanery stają się niezwykle intuicyjne w obsłudze i już od pierwszego dnia w biurze spełniają swoje cele. Co więcej, oferujemy też specjalne oprogramowanie jak m.in. aplikacja Smart Touch, dzięki której możesz bezpośrednio zarządzać zeskanowanym dokumentem, zapisując go w wybranym formacie lub wysyłając w określone miejsce (np. e-mail, chmura, dział kadr itd.).

4. Możliwość rozszerzeń

Jedno urządzenie do wszystkich prac skanujących w biurze? Nie zawsze jest to możliwe. Warto więc upewnić się, że do wybranego skanera można dokupić dodatkowe moduły. Z naszego doświadczenia wiemy, że ogromną popularnością w biurach i administracji cieszą moduły płaskie A3, A4 lub paszport. Pozwalają one na przetwarzanie dokumentów o nietypowych formatach – książek, paszportów, przy zachowaniu najwyższej jakości skanów. Dzięki tego typu rozwiązaniom prosty skaner staje wszechstronnym urządzeniem biurowym.

5. Gwarancja i wsparcie techniczne

Decydując się na inwestycję, sprawdź, jak możesz ją chronić. Upewnij się, czy firma oferuje wsparcie techniczne i jak długą gwarancję dostaniesz na sprzęt. W Kodak Alaris obsługa klienta ma dla nas najwyższe znaczenie. Dbamy o wydajność biznesów naszych klientów również po zakupie, a w przypadku świadczenia usług gwarancyjnych zapewniamy urządzenie o minimum takich samych parametrach, jak to, które podlega serwisowi. Co ważne, wybierając nasze urządzenie, otrzymujesz gwarancję, że części do danego modelu będą dostępne jeszcze przez minimum 10 lat. Nie będziesz miał więc problemu z elementami wymiennymi w przypadku naprawy. Dodatkowo w razie wszelkich pytań czy problemów nasi doradcy są zawsze do Twojej dyspozycji. Pamiętaj, kupuj nasze rozwiązania w autoryzowanych źródłach, sklepy internetowe takimi nie są!

 

Mamy nadzieję, że nasze rady pomogą Ci wybrać najodpowiedniejsze do Twojego biura urządzenie. Pamiętaj jednak, że zakup skanera nie równa się digitalizacji. Cyfryzacja wymaga odpowiedniego zaplanowania procesu w oparciu o uprzednią analizę działania firmy. Właśnie dlatego naszym klientom oferujemy nie tylko same urządzenia, ale też pełne wsparcie w procesie wdrożenia. Opracowujemy harmonogramy implementacji oraz wspólnie dobieramy skaner, który spełni oczekiwania Twoje i pracowników bezpośrednio odpowiedzialnych za przetwarzanie danych.

Zapoznaj się z naszą ofertą i zapytaj o skaner dostosowany do potrzeb Twojego biznesu. Zapraszamy!

Maciej Witkowski Regionalny Manager Sprzedaży

Odpowiada za współpracę z partnerami w Polsce, Litwie, Łotwie i Estonii. Wieloletnie doświadczenie w branży digitalizacji dokumentów umożliwia mu aktywne wspieranie klientów w znajdowaniu rozwiązań, które najlepiej pasują do profilu ich organizacji.



Podziel się artykułem