Podpis kwalifikowany w administracji publicznej oraz biznesie

Podpis kwalifikowany w administracji publicznej oraz biznesie

Digitalizacja to przyszłość każdej placówki pracującej z tradycyjnymi dokumentami. Kolejną dużą zmianą, jeśli chodzi o cyfryzację, jest bez wątpienia podpis kwalifikowany, do którego wyrobienia zachęcamy. Nasi pracownicy często korzystają z tego typu udogodnień XXI wieku. A tym samym wiemy, co Wam doradzić w tym zakresie i objaśniamy – jak rozwiązania Kodak Alaris ułatwiają korzystanie z podpisu kwalifikowanego.

Podpis kwalifikowany – co to jest?

Podpis kwalifikowany jest elektronicznym podpisem, którego skutki prawne są równorzędne do tych spowodowanych podpisem odręcznym. Jego nieodłączną częścią jest certyfikat, dzięki któremu istnieje możliwość zweryfikowania posługującej się nim osoby.

Charakter podpisu kwalifikowanego jest bardzo poważny, a wymogi dotyczące jego formy są ściśle regulowane przez prawo. Należy zaznaczyć, że tego typu sygnatura kwalifikowana jest kojarzona wyłącznie z jedną osobą, w związku z czym, tylko ona za pomocą specjalnych urządzeń – może się nią posługiwać.

Aby zapewnić maksimum bezpieczeństwa użytkownikom nowoczesnych rozwiązań, do wyrobienia podpisu kwalifikowanego stosowane są bardzo zaawansowane algorytmy kryptograficzne. Dzięki temu znacznie ograniczone jest zagrożenie ze strony osób trzecich, które mogłyby uzyskać dostęp do podpisu.

W celu uzyskania elektronicznego podpisu bezpiecznego, który będzie posiadał moc podpisu własnoręcznego, należy zwrócić się do odpowiedniej jednostki certyfikacyjnej. Procedurą tą obecnie zajmuje się pięć podmiotów, w tym między innymi Krajowa Izba Rozliczeniowa oraz Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych.

Podpis kwalifikowany a branże, w których jest stosowany

Podpis kwalifikowany to produkt dedykowany między innymi: administracji publicznej, biznesowi oraz sektorowi medycznemu. Przed każdą grupą stwarza on ogromne możliwości, zarówno jeśli chodzi o obieg dokumentów oraz obsługę klienta, jak i relacje z jednostkami zewnętrznymi. Co więcej, wdrożenie rozwiązania bezpośrednio przekłada się na zwiększenie wydajności jednostek, optymalizację kosztów oraz budowanie przewagi konkurencyjnej, jeśli chodzi o infrastrukturę IT.

  • administracja – zastosowanie w kontaktach wewnętrznych departamentów oraz komunikacji z zewnętrznymi jednostkami administracji publicznej, ,skrócony czas obsługi petenta
  • biznes – podpisywanie umów cywilno-prawnych między przedsiębiorstwami, udział w przetargach i aukcjach elektronicznych
  • placówki medyczne – możliwość całkowitej rezygnacji z dokumentacji papierowej, skrócony czas obsługi pacjenta, ułatwiona współpraca z innymi jednostkami

Skanery Kodak Alaris – a korzystanie z podpisu kwalifikowanego

Aby móc korzystać z podpisu kwalifikowanego, każdy użytkownik, który otrzymał certyfikat, posiada również specjalny nośnik, na którym jest zapisana jego bezpieczna elektroniczna sygnatura. W celu naniesienia podpisu na dokumenty – korzystając z tradycyjnych urządzeń – należy je zeskanować, a następnie na każdy z nich “ręcznie” nanieść podpis.

W skrócie przebiega to następująco: należy umieścić nośnik z podpisem w gnieździe USB komputera -> wykonać skan dokumentów -> wybrać folder, w którym znajdują się zdigitalizowane pliki -> oznaczyć dokumenty, które mają zostać podpisane elektronicznie… I koniec. Nareszcie, prawda?

Posiadając dowolny ze skanerów Kodak Alaris można stworzyć skrót klawiszowy, który jednym kliknięciem pozwoli otagować dokumenty (poprzez wyzwolenie odpowiedniego programu). Dzięki temu praca przebieg o wiele sprawniej, a podpis kwalifikowany w pełni spełnia swoją funkcję – usprawnia obieg dokumentów i nie wydłuża czasu procesowania formalności.

Zachęcamy do przetestowania naszych rozwiązań!

Bezpieczny podpis kwalifikowany

Decydując się na posiadanie podpisu kwalifikowanego, warto pomyśleć przyszłościowo i pójść o krok dalej – w kompleksową inwestycję. Kodak Alaris oferuje klientom w pełni kompatybilne rozwiązania skanujące oraz zaawansowane oprogramowanie które umożliwia wywołanie aplikacji certyfikującej i oznaczenie skanu dokumentu podpisem kwalifikowanym. Używanie podpisu kwalifikowanego jest bowiem unormowane przez ustawę o podpisie elektronicznym, która nakłada na jednostki korzystające z udogodnienia, stosowanie aplikacji gwarantujących odpowiednio wysoki poziom bezpieczeństwa danych. Z racji mocy prawnej podpisu – sygnowanie dokumentów finansowych, podatkowych czy personalnych – przechowywanie certyfikatu kwalifikowanego musi zachodzić w warunkach uniemożliwiających niepożądany dostęp.

Podpis kwalifikowany to kolejny krok w digitalizacji urzędu lub przedsiębiorstwa. Krok, w którego postawieniu udzielamy klientom zarówno wsparcia technologicznego, oferując wysokiej jakości rozwiązania sprzętowe, jak i merytorycznego, popartego latami doświadczeń.

Maciej Witkowski Regionalny Manager Sprzedaży

Odpowiada za współpracę z partnerami w Polsce, Litwie, Łotwie i Estonii. Wieloletnie doświadczenie w branży digitalizacji dokumentów umożliwia mu aktywne wspieranie klientów w znajdowaniu rozwiązań, które najlepiej pasują do profilu ich organizacji.



Podziel się artykułem