Szybki obieg dokumentów jest jednym z warunków efektywnej obsługi petentów, zarządzania i pracy administracji publicznej. W metodach tradycyjnych dane dostarczane są i przechowywane w postaci dokumentów papierowych, których katalogowanie i archiwizacja nie jest zadaniem łatwym. Wdrożenie nowoczesnych systemów zarządzania i automatyzacji obiegu dokumentów znacznie usprawnia pracę, pozwala błyskawicznie przeszukiwać nawet bardzo obszerne zbiory danych i ułatwia komunikację pomiędzy poszczególnymi działami lub oddziałami.
Prawidłowy opis i katalogowanie dokumentów warunkami efektywnego obiegu
Sprawność obiegu dokumentów zależna jest od kilku czynników. W grę wchodzą takie parametry jak np. ilość realizowanych zleceń i wystawianych w związku z tym faktur, sposób katalogowania, metoda koordynacji obiegu, itp. Szczególnie ważne jest tutaj jednak prawidłowe i ujednolicone opisywanie poszczególnych dokumentów tzw. indeksowanie. Metody tradycyjne opierają się na stosunkowo prostych opisach, polegających na nadawaniu katalogowanym papierom numerów, znormalizowanych opisów i przydzielania ich do właściwych kategorii według konkretnego klucz – np. alfabetycznie lub chronologicznie. Utrzymanie porządku w dokumentacji prowadzonej w sposób tradycyjny stanowi spore wyzwanie, szczególnie dla urzędów i archiwów, w których pracownicy do czynienia mają z ogromnymi ilościami wniosków, akt i formularzy. Ujednolicone nazewnictwo, odpowiednia segregacja i gromadzenie dokumentacji w jednym miejscu ułatwiały zachowanie ładu – aktualnie jednak to zadanie przejmują systemy elektronicznego obiegu dokumentów.
Udostępnienie dokumentów w systemie obiegu
Wprowadzenie dokumentów do systemu obiegu wymaga ich zeskanowania. Dzięki digitalizacji powstaje elektroniczna kopia, która może być obsługiwana, opracowywana i przesyłana w ramach zintegrowanej sieci elektronicznej. W tym celu wykorzystywane są specjalne urządzenia przeznaczone do skanowania dokumentów. Dzięki nowoczesnym rozwiązaniom technicznym skanery poprawiają wydajność pracy, usprawniają proces udostępniania i umożliwiają automatyczną analizę oraz identyfikację dokumentów np. pod kątem poprawności danych lub obecności wymaganych podpisów. W metodach tradycyjnych efektywność obiegu dokumentów uzależniona jest głównie od ludzi i ich doświadczenia – oni również są źródłem większość błędów. System elektronicznego zarządzania dokumentacją może pomóc je wyeliminować oraz oszczędzić mnóstwo czasu potrzebnego do tej pory na ręczne opisywanie, kopiowanie i przesyłanie papierów. Oryginały faktur, umów czy formularzy w wersji papierowej pozostają jednocześnie do dyspozycji urzędu i mogą być archiwizowane w sposób tradycyjny.
Takie rozwiązania wykorzystywane są coraz powszechniej w biznesie, ale ich przydatność zauważają również urzędy, archiwa i administracja publiczna. Aktualnie wszelkie urzędy, ministerstwa, uczelnie oraz instytucje samorządowe korzystają lub mogą korzystać z systemu opracowanego w Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim – PUW EZD. Ministerstwo Cyfryzacji podjęło kroki w celu rozwinięcia projektu i objęcia nim działających w kraju dyrekcji, zarządów, sądów, kancelarii i ministerstw. Działanie to ma na celu stworzenie jednolitego systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją, które będzie ważnym narzędziem do uproszczenia wielu procedur administracyjnych i usprawnienia działań podmiotów realizujących ważne zadania publiczne.
EZD RP jako fundament nowoczesnej e-administracji
Projekt EZD RP zapoczątkowany został w czerwcu 2017 roku. Jest to niejako kontynuacja działań zainicjowanych przez Podlaski Urząd Wojewódzki, w którym powstał EZD PUW, będący nowoczesną i sprawnie działającą siecią wymiany dokumentacji pomiędzy urzędami, organizacjami samorządowymi i uczelniami wyższymi. Nowy system wykorzysta potencjał tego systemu – nowa wersja EZD RP będzie multiplatformowa i oparta na technologii „danych w chmurze”. Dzięki wsparciu specjalistów z Naukowej i Akademickiej Sieci Komputerowej system obiegu dokumentów w administracji państwowej będzie jeszcze bardziej elastyczny i dopasowany do potrzeb odbiorców końcowych oraz umożliwi wygodny transfer danych z działających już platform – EZD PUW i eDok. Wstępnie szacuje się, ze system EZD RP będzie produkcyjnie uruchamiany od roku 2022.
Maciej Witkowski Regionalny Manager Sprzedaży
Odpowiada za współpracę z partnerami w Polsce, Litwie, Łotwie i Estonii. Wieloletnie doświadczenie w branży digitalizacji dokumentów umożliwia mu aktywne wspieranie klientów w znajdowaniu rozwiązań, które najlepiej pasują do profilu ich organizacji.
