Obszerne akta, setki segregatorów i wypchane po brzegi szafy z dokumentami. Koszmar? Nie. To wciąż rzeczywistość wielu kancelarii prawniczych.

Właściwie zorganizowana dokumentacja prawnicza to podstawa skutecznego działania każdej kancelarii. Kryterium rejestrowania, sortowania oraz obiegu akt i pism, powinno być dobrane w sposób, umożliwiający pracownikom zarówno szybki dostęp do potrzebnych dokumentów, jak i bezproblemowe korzystanie z nich.

Taką wygodę w kancelaryjnej obsłudze pism niesie ze sobą digitalizacja – wyposażenie placówki w skanery oraz systemy do elektronicznego zarządzania danymi. Nowoczesna technologia nie tylko usprawni procesy zarządzania dokumentacją, ale też znacznie poprawi wydajność kancelarii. Zwolni pracowników z prac ręcznych, pozwalając tym samym na dokładniejszą analizę danych i lepszą obsługę klientów.

Systemy klasy EZD dla administracji

Dedykowane sektorowi prawnemu rozwiązania Kodak Alaris obejmują szereg funkcji, które redefiniują zarządzanie dokumentacją. Umożliwiają dokumentowanie składania wniosków, podań, pism procesowych i innych pozycji wysyłanych elektronicznie bądź papierowo, a także bezpieczną archiwizację danych w postaci cyfrowej.

Skanery z serii Alaris S2000, będące najczęstszym wyborem w przypadku administracji, to dedykowane do niedużych przestrzeni kompaktowe urządzenia, zapewniające bezbłędne odczytywanie kodów. Uzyskane pliki są optymalnej wielkości, a samo korzystanie z urządzenia – intuicyjne i szybkie. Nasi klienci równie często doposażają swoje kancelarie w moduły skanowania płaskiego. Urządzenia te pomagają przy obsłudze przesyłek ponadwymiarowych i przyspieszają pracę.

E-archiwum – dzięki cyfryzacji jest na wyciągnięcie ręki

Skanery ułatwiają również archiwizację danych, które w przypadku dokumentacji prawniczej są z reguły niezwykle obszerne. Akta w tradycyjnej, drukowanej formie nie tylko zajmują ogromną powierzchnię – z roku na rok archiwa rosną – ale są również trudne w katalogowaniu. Dokumenty elektroniczne, są bezpieczne w systemie danych, a dostęp do nich jest możliwy zawsze i zdalnie z każdego miejsca. Powrót do spraw nawet sprzed kilkunastu lat nie wiążę się więc z mozolną i długą podróżą po kartotekach. Pracownik uzyskuje dane w ułamku sekundy i może przystąpić do właściwej pracy.

Oprogramowanie dopełnieniem digitalizacji

Kodak Alaris to również dostawca aplikacji Capture Pro. System współpracuje z ponad 230 skanerami różnych producentów oraz urządzeniami typu MFP. Przechwytywanie informacji na masową skalę, inteligentna ochrona danych oraz automatyczne indeksowanie i korekta dokumentów pozwalają kancelariom podnosić wydajność procesów i zwiększać jakość dokumentacji. Kompleksowość naszej oferty pozwala więc dostarczać rozwiązania w pełni odpowiadające potrzebom każdej kancelarii.

Akta to podstawowe narzędzie pracy adwokata, radcy prawnego czy notariusza, dlatego tak ważna jest ich dobra organizacja. Łatwo dostępne i wysokiej jakości dokumenty to nie tylko większy komfort pracy, ale też wyższa produktywność, którą przekuć można w więcej spraw zwieńczonych sukcesem. Z dumą możemy stwierdzić, że Kodak Alaris ma w nich swój udział.

Podziel się artykułem